Wie Sie eine Online-Terminbuchung für Ihre Webseite erstellen

Wie Sie eine Online-Terminbuchung für Ihre Webseite erstellen

Die Digitalisierung hat zu einer dramatischen Beschleunigung der Arbeitsabläufe geführt. Immer mehr Menschen haben immer weniger Zeit und Geduld, um Terminvereinbarungen zu erledigen. Das betrifft auch Steuerberater und Rechtsanwälte. Schließlich sind sie tagtäglich im Auftrag ihrer Klienten unterwegs und daher nicht immer sofort erreichbar.

Moderne und innovative Kanzleien setzten daher verstärkt auf die Online-Terminbuchung. Diese entlastet nicht nur die Mitarbeiter in der Kanzlei, sondern gibt vor allem den Klienten die Möglichkeit schnell und unkompliziert einen Termin zu vereinbaren. Damit entfallen die langen Wartezeiten am Telefon und Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten. Der Rechtsanwalt oder Steuerberater wird damit jederzeit für seinen Klienten zum nächstmöglichen Termin verfügbar. Vorbei sind die Zeiten, in denen Mitarbeiter zahlreiche Personen und ihre vollen Terminkalender unter einen Hut bringen mussten. Mit der Automatisierung der Terminbuchung geht keine Zeit verloren und der Stress bei der Organisation fällt schlagartig weg.

Die Verwendung ist einfach und ressourcensparend

Dieses Werkzeug ist schnell und einfach auf der firmeneigenen Webseite implementierbar. Zahlreiche Anbieter verfügen über jene Features, die für Steuerberater und Rechtsanwälte interessant sind. Die Vorteile der Verwendung einer Online-Terminbuchung sind vielfältig.

  • Das Online-Buchungssystem ist rund um die Uhr verfügbar
  • Dieses zeigt automatisch die nächsten möglichen Termine an
  • Alle Teilnehmer haben ihren Terminplan immer aktuell im Blickfeld
  • Das System verschickt auf Wunsch Erinnerungen an alle Beteiligten
  • Calendly kann mit dem persönlichen Kalender und anderen Softwarepaketen verknüpft werden
  • Der Verwaltungsaufwand sinkt
  • Die Klienten können schnell und sicher neue Termine buchen

Die verfügbaren Anwendungen für die Online-Terminbuchung sind bereits für die Verwendung von Unternehmen optimiert. Sie nehmen daher exakt auf die jeweiligen Anforderungen Rücksicht. Die Anwendung von Calendly hat sich für Steuerberater und Rechtsanwälte als ideal erwiesen. Diese Planungssoftware verfügt über jene Features, die den Alltag in Kanzleien effizient gestalten.

Flexible Planung und Organisation

Calendly wurde für die Organisation von Terminen und Meetings zwischen Unternehmen und ihren Klienten und Kunden programmiert. Hier können die Nutzer ihre Vorlieben festlegen und im Anschluss daran einen Link mit der Einladung an die Teilnehmer versenden. Diesen wird eine Auswahl an verfügbaren Zeiten und Daten angezeigt, aus denen jeder Teilnehmer die für ihn ideale Zeit wählen kann.

Die Termindauer ist mit einer Länge von 15, 30 oder 60 Minuten vorgegeben, kann aber auf Wunsch natürlich entsprechend adaptiert werden. Selbst die Zahl der täglichen Meetings lässt sich definieren und begrenzen. Gleichzeitig haben die Anwender die Möglichkeit Pufferzeiten zu definieren, und eine minimale Mitteilungsfrist für die Planung von Meetings festzulegen. So verhindern Steuerberater und Rechtsanwälte beispielsweise Terminbuchungen in letzter Minute.

Doch damit sind die Auswahlmöglichkeiten noch lange nicht zu Ende. Ganz im Gegenteil, Calendly ermöglicht es verschiedene Typen von Einladungen einzurichten und zu versenden. So haben die Teilnehmer die Möglichkeit das Format des Meetings, oder den jeweiligen Teilnehmer und sogar beides gleichzeitig auszuwählen. Natürlich können Termine einem fixen Mitarbeiter zugeordnet werden, wenn dies jemand so auswählt. Selbstverständlich werden die Antworten registriert und lösen die richtigen automatischen Reaktionen aus. Das könnte eine Terminbestätigung sein, oder auch die Weiterleitung an eine vorher definierte Webseite.

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Integriert in Office und Google Kalender

Die Terminbestätigungen und die Erinnerungen können ja nach Benutzer frei definiert und gestaltet werden. Sollte ein Klient den Termin verschieben müssen, erhalten alle zugesagten Teilnehmer eine Verständigung. Das alles funktioniert durch die Integration mit allen bekannten Kalendern, wie jenen von Office oder Google, vollkommen automatisiert. Calendly erkennt Buchungskonflikte und warnt den Nutzer, sollten Terminüberschneidungen auftreten.

Das einfache Handling macht die Nutzung von Calendly für Steuerberater und Rechtsanwälte zum reinsten Vergnügen. Die Software unterstützt die Sprachen Deutsch, Englisch, Französisch und Spanisch und ist daher auch für international agierende Kanzleien sehr gut einsetzbar. Die Verwendung eignet sich hervorragend für Steuerberater und Rechtsanwälte, die auf eine schnelle und effiziente Terminplanung Wert legen.

Integration in die Webseite garantiert Transparenz

Wenn Steuerberater und Rechtsanwälte zu diesem Tool greifen, dann integrieren sie es in ihre Webseite. Dazu stehen drei verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Calendly kann entweder direkt in die Webseite eingefügt werden, oder als Pop-up-Widget, bzw. als Pop-up-Text auf der Homepage erscheinen. Diese Integration erfolgt über die Software selbst und ist mit wenigen Klicks abgeschlossen.

Zahlreiche Features machen die Anwendung zum Kinderspiel

Calendly funktioniert nicht nur webbasiert, sondern kann auch dem Smartphone mobil genutzt werden. Die Nutzung ist einfach und kann in einer Gratis-Version getestet werden, für die professionelle Nutzung beginnen die Kosten bei acht Dollar pro Monat. Die Kundenbetreuung ist umfangreich und bietet nur nicht eine Wissensdatenbank und FAQ, sondern auch einen Helpdesk und einen Chat, der bei Problemen weiterhelfen kann. Videos und Webinare, sowie eine umfassende Dokumentation beantworten alle Fragen, die im Zusammenhang mit der Nutzung auftreten können.

Diese spart Steuerberatern und Rechtsanwälten Zeit und Kosten. Die Software bietet alle Features, die eine moderne Online-Terminplanung benötigt. Sie beschleunigt die Kommunikation zwischen der Kanzlei und ihren Mandanten, bzw. Klienten deutlich. Es kommt zu keinen Missverständnissen mehr, die Termine sind fix gebucht und alle Teilnehmer sind immer inhaltlich am letzten Stand.

Digitalagenturen unterstützen Steuerberater und Rechtsanwälte bei der Integration der Online-Terminbuchungs-Software und achten darauf, dass die Kanzlei alle wichtigen Features effizient nutzen kann. Klienten und Mandanten können sich jederzeit einen passenden Termin aussuchen und sich darauf verlassen, dass ihr Steuerberater oder Rechtsanwalt zeitgerecht zur Verfügung steht.

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